バックオフィスの日2023 in 大阪
会期：2023年6月21日（水）
会場：梅田クリスタルホール
主催：freee株式会社
会計・人事労務・業務効率化など経営を支えるあらゆる業務の最先端が一同に会するイベント「バックオフィスの日」。昨年1月に大盛況だった東京での開催をふまえ、6月21日（水）に「バックオフィスの日2023 in 大阪」として初めての大阪での開催となった。
今回は2コマ目に行われた、経営状況を可視化する仕組みづくりと“クリエイティブな時間”を増やすための考え方について紐解くセッション「はじめての経営DX〜今日からできる経理業務のカイゼン編〜」の内容をご紹介する。
スピーカー：西川拓氏（西川商工株式会社 取締役）
西川商工株式会社の西川と申します。私からは「はじめての経営DX〜今日からできる経理業務のカイゼン」というタイトルで発表させていただきます。よろしくお願いいたします。
実際に今弊社では、「freee会計」「freee人事労務」「freee勤怠プラス」3つのプロダクトを利用しております。当時の課題やそれに対してのアプローチ、そして「freee」導入による効果についてや、当時私が何を考えていたのか、どういう風に感じていたのかということを中心に発表させていただければと思います。
まずは私の簡単な自己紹介をさせていただきます。
改めまして私、西川と申します。私は大学を卒業した後に鉄工系の専門商社に入社いたしました。初期配属は経理部で、その後人事部に異動になりました。そこでは経理実務や採用研修、人事制度の制定や運用を中心に業務を行っておりました。 その後にIT系のベンチャーに転職をいたしまして、そこでは新卒の採用業務を行いました。
そこから3社目で現職に至るわけなんですけれども、現職はいわゆる中小企業でございますので、特に人事部とか経理部みたいな形ではなくて、総務も経理も人事も労務もと、本当にもうなんでも屋さんみたいな形で仕事をいるというのが現状でございます。
もう少しだけ自己紹介にお付き合いいただければと思いますが、私が働いているのは西川商工株式会社というところです。なかなか会社名だけではピンとくる方がいらっしゃらないかと思いますけれども、弊社は名前の通りファミリー企業でございまして、創業者は私の祖父です。現在は私のいとこの兄が社長なんですけれども、 堺市に4拠点の工場を構えております。
事業としては、金属を集めてリサイクルして再生資源として使っていくというものです。工場の中に加工処理ができるような大型の機械を入れ、その中で金属のスクラップを加工しています。それを最終的に製鋼原料としてトラックでメーカーさんに持っていくというような流れです。
金属のスクラップは紙やペットボトルなどといったものと同じく再生資源ですので、SDGsやカーボンニュートラルなどに関連した事業になります。
弊社は経理部長以下7名でバックオフィス部門を回しておりまして、 振り込みや仕分けなどといった実務は経理部長が主に担当しております。残りの6名については配置転換、いわゆる人事異動みたいな形で人のやりくりした経験があまりなく、ほぼ同じ職種や同じ業務をずっと回しているというのが弊社の現状です。また、 比較的ベテランの方が非常に多い組織形態でございます。私が着任した時も、安定感があるし安心して業務を回していけるんだろうなと感じていました。
じゃあ、なぜバックオフィスの変革が必要だと感じたのか。これは実際にシステムを入れる前の段階にあるのですが、当時の課題をご紹介したいと思います。
まず1つ目が、「経理業務の属人化」です。 私が今の会社に入社した時に、カルチャーショックというか驚いた出来事があります。
当時、経理の部署で仕分けを登録したりする際は手書きの作業が多かったんです。 さらに経理ソフトに仕分けを登録しているという一連の流れを見た時に、「 え、なんでこんな同じこと何回もしてるんだろう」と疑問に思ったんですね。オフィスには電話や本、名刺といったものと一緒に、すごく大きい箱がどんと置かれていて。中身を分けて眺めてみると、 勘定科目の入った科目がずらずら、ずらずらと並んでいたんです。それを見てすごいなと思ったのが、経理業務の標準化を考えたきっかけでございます。
ずっと経理担当者である経理部長が1人で経理を回していたという状況下で、経理担当者だけが理解しているエクセルや手書きの振り替え伝票、会計システムを利用していたんです。これはもしかして、その人やその場所でないと会社は回っていかないんじゃないのかと思い、危機感を持ちました。
あと、紙の書類が大量にあってデスクめちゃくちゃ汚かったんですね。入社したてで「なんでこんなに紙があるの」と疑問に思ったんです。それで、「この書類どこにあるんですか」と聞いてみると、その紙の山をごそごそとかき分けて「ハイ」って出してきたんです。よく出てくるなと驚きました。いちいち担当者に確認をしないと分からないことが多い状態だったんですね。
このエピソードが何を意味するかというと、やはり検索するのにすごく苦労するということです。ちょっと紙資料が多すぎる。これが私が感じた1つ目の課題でございます。
続いての課題は、「社内情報の取り出しにくさ」です。例を挙げて説明します。
「ちょっとデータ出してくれませんか」「この資料ってどういう風に作られているんでしょうか」というのを、 毎回、経理担当者に確認しないと分からない状態だったんですね。社内情報ってもっと自由に設けるような代物であるはずが、一定の場所や人に固定されてしまっているんじゃないだろうかと感じました。
また、在庫情報が必要な時に、 例えば銀行さんとの折衝や、会計士さんとの打ち合わせといった場面では、リアルタイムで今の正確な情報が必要な場面は多々あると思います。もちろん、事前に情報を準備してもらえればそれでいいんですけれども、弊社の場合はその情報を取り出してぱっと答える際には、 やっぱり経験とか自分の記憶とか勘とかに頼らざるを得ない場面もあったんですね。そのような場面を思い返した時に、もちろん経験とか関係も大事かとは思うのですが、定性的なもの以上に程度的なものを持ってしっかり判断したいと思いました。経営力のレベルアップというんですかね。もっとうちの会社もレベルアップしたいなと思ったのが、2つ目の課題でございます。
そして3つ目の課題が「リーガルリスクへの対応」です。特に今はインボイスや電子保存法についての話題がホットになってるかと思います。弊社にもインボイスや電子保存法がくるということがもちろん情報としてありましたし、対応しなければいけないとは思っていました。しかし、どうしてもバックオフィスや管理部門の新しい投資って、会社としては後回しにされがちなんですよね。重要性が高いっていうのはみんな認識してるんだけれども、 緊急性は低いという扱いを当時は受けてました。
また、これは私の肌感覚になるので、共感できないという方ももちろんいらっしゃるかと思うんですけれども、何らかのルールや法の改正があった時に、使っていたシステムの会社からCD-ROMみたいなものが届いて、「この日までにアップデートしてくださいね」みたいなものがいちいち来てたんですよね。それを見る度に「またそんなことをユーザー側がしなあかんの？」というのをうっすらと感じていました。
弊社の課題は1つ目が「経理業務の属人化」、2つ目が「社内情報の取り出しにくさ」、そして最後が「リーガルリスクへの対応」。今までお話ししたことはあくまで弊社の場合になります。これらの課題が出てきた中で、数年前の私は「ちょっと会社のために動いていくぞ」と、社内で抵抗したわけです。
会社に対してはリスクやと思うんですけど、経理業務の標準化をするためには変えていかないといけないんですよ。「いや、そんなん今やることちゃうでしょ」「やらんでも別にええっすよね」というような反応もあります。
その気持ちは分かります。でもやっぱり社内情報の取り出しにくさを改善して、リアルタイムに情報を取り出すことができれば、会社の経営力はもっと上がっていくと思うんですよ。「変えていきましょうよ」と言っても、「聞きにいきゃ済みますやん、僕いますやん。僕のとこ聞きに来てくださいよ」と流されてしまう。
でもリーガルリスクへの対応で、今後電子保存法やインボイスなどの法改正が進んでいくならばやっぱり今の状態ではいけないんですよ。「変えていかないといけないんですよ」と言うと、「うち中小企業やろ」「そんなんもう大企業がすることちゃいますの？」と言われて終わっちゃうんです。
こうしたやり取りを改めて俯瞰してみて、私はもう一度立ち止まって考えたんですね。 「経理業務の標準化」「社内情報の取り出し」「リーガルリスクへの対応」……これって本当に中小企業はやらなくていいものなのかなと考えたんです。
日常生活でも同じことが言えるかもしれませんが、やっぱり長年染み込んだ習慣やスキームって、あんまり変えたくない部分もあると思うんですよね。変革って絶対に歓迎されないと思っておいた方がいいのかもしれません。 特に担当者自身が乗り気じゃないとか、課題にすら思ってないというケースもあるかと思います。一個一個の課題を解決しようとしていく中で、ちょっとずつちょっとずつ小手先で改善してみても、多分また元に戻っちゃうと思います。それならば、むしろ全ての課題を一気に進めていくぐらいの気概を持って動いていく必要があるし、抜本的な改善もやはり必要なんじゃないかなと私自身は考えました。
私自身もやっぱり「システムを変えたい」という主張ありきで進めてしまったので、それに対しての強い抵抗を受けて失敗してしまいました。そこでもう一度作戦を練り直し、システム改善を推していくのではなく「業務改善と棚卸し」をまずはしていこうとシフトチェンジしたんですね。
業務改善や棚卸しに際して、会社で「生産性を上げていかないといけないよね」と言われているケースもあると思います。そうしたニュアンスの中でなら、社内でも「まあまあやってみたらいいんちゃうか」という反応になりました。私自身は心の中で「絶対にシステムを入れ替える」という気がはやっていましたけれども、まずは業務改善のためのステップを踏んでいき、最終的にシステムを決めていくという流れを作りました。
ここからはこのステップに基づいて、私自身が何を考えて動いていたのかを中心にご紹介をしたいと思います。
まずはステップ1から2。「課題の把握」と「業務の棚卸し」です。これはまだ、システムを入れ替えるかどうかを検討する以前の話になります。ただ、私自身、はじめのステップが一番重要なのではないかと思っているので、抜粋してご紹介いたします。
ステップ1は「課題の把握とありたい姿」です。「課題の把握」というのは、先ほど私がお話しした通りです。それでは「ありたい姿」ってなんだろうと思われるかもしれませんが、 そんなに複雑なものではありません。ある程度グループ分けをしていって、その中でうちの会社はどういうふうになっていきたいかというのをシンプルに考えていくのが後々一番やりやすいと思います。弊社の場合、「ありたい姿」は経理業務が標準化されて、社内情報が取り出しやすくなって、リーガルリスクがシステム上では排除されているような環境だと設定しました。
「ありたい姿」を設定したら、ステップ2の「棚卸し」を行いました。ヒアリングしたり、私自身がどういう業務をやってるのかということを一つ一つ確認をしていったりして、その業務がどういう内容で詳細はどうなっていて、どのタイミングで行われてて、どれぐらい時間がかかって、どれぐらいのコストがかかってるのかというところをリストアップしていきました。
さらにリストアップした業務を月ごとにプロットして、累計を出して最終的にどれぐらいのコストがかかってどんなアウトプットが出ているのかということも全部確認したんです。私自身が棚卸しをして感じたことが2つあります。
まずは、そもそも「長年積み上げられてきた業務が作業チックなものになっている」ということです。本当の意味での仕事なのかどうかが曖昧なんですよね。改めてスタッフや経理部長に、「これはなんでやってるんですか」「この業務は3工程前にやった業務と同じことちゃいます？」と聞いても、「いや、昔からやってるしな」とか、「この流れでやっていくもんやねん」というような形でルーティン化されちゃっていることが分かりました。 もうその仕事への意味を見失っていることもあるよなと感じたんです。変革をしたいと考える担当者自らがその業務を体験して、本質を見極めるということはすごく大事なことなんじゃないかなと思いました。
また、棚卸しをしていて感じたことの2つ目が、「本当に人がやらないといけない仕事も絶対にある」ということでした。
続いてのステップとして、「人がやるべき仕事と、人がやるよりもシステムの方に任せた方が正確で早いという仕事の仕分け」を行いました。ここからはオンリー（人がやるべき仕事）とエブリー（システムに任せたほうが良い仕事）と表現します。オンリーの仕事に注力できる環境を整備することが棚卸しの一番の本質なのではないかと私は思います。実際にシステムを移行するかどうかを検討する前の段階を超えた棚卸しがすごく大事なのではないでしょうか。
このように弊社は棚卸しを行った後に、システムを変えていったんですけれども、ここでシステムの「選定軸」と「決定軸」についてご紹介したいと思います。
「選定軸」については最初のステップで作った「ありたい姿」に戻るんですよね。弊社の場合はこの3つ（経理業務が標準化され、社内情報が取り出しやすくなり、リーガルリスクがシステム上では排除されている）が叶えられるシステムということをポイントとして置いています。
まずは「経理業務の標準化」についてです。私自身、バックオフィスのあらゆるデータを集約して共通で動かしたいという思いがありました。やはり社員同士が業務をしていく中で、いろんなシステムを使い、いろんなログインIDやパスワードを使うことにより、システムの属人化を招いてしまいます。そうではなく、まずは入り口を1つにしたい。
2つ目の「社内情報の取り出しやすさ」も言わずもがなです。いつでも、どこでも、どの端末でも、リアルタイムに情報を確認できるようなシステム機能を求めていました。
続いての「リーガルリスクの排除」についてです。法改正が進む中でやっぱり経営者も「うちの会社はどうなんだろう」と不安に思う方がもちろんたくさんいらっしゃると思います。そのため、システム側で補完できるような体制を構築していくことが弊社の会社のありたい姿となりました。
システムの選定にあたっては私もいろんなシステムを見ましたが、 最終的にありたい姿ってどんなものを使っても叶えられるんじゃないかなと思ったんです。その中でシステムを選ぶ決定打が欲しいと思う中で、なぜ「freee」を選んだのかをお話しします。
まずは「初心者でも分かりやすい操作性」。私自身、新卒で入った会社の初期配属が財務経理部だったんです。財務経理について全く知らない人が「君は経理配属だから」と言われたら、多分すごく戸惑うと思うんですよね。「なんか難しそうなことさせられそうやな」というイメージを持たれる方が多いと思います。それでも「freee」さんならば、初心者にも分かりやすい設計や仕組みが随所に組み込まれています。特に弊社では業務の円滑化以上に、今後の人材育成や教育、共通言語化のしやすさを踏まえたことが、システム選びに関しての1つの決め手でした。
「freee」を導入した2つ目の理由は「充実したサポート体制」です。今日ご来場された方もここでいろんな物を拝見する中で、「よっしゃうちの会社もちょっとバックオフィスの改革に着手してみよう」と思って帰ったとします。その後に「 何からしたらいいんやろ」「そもそもうちの会社って、こういうシステムはそぐわないんじゃないか」とかいろいろと不安に思われるところもあると思うんです。「freee」さんは多数の導入ノウハウや実績をお持ちです。裏を返すと「うちの会社の場合はどうなんだろう」という疑問に対する答えをたくさん持ってるということとイコールだと思うんですよ。そうしたところがもう1つのポイントでした。
実際に導入を進めた後ですごくありがたかったエピソードをお話しします。プロジェクトの推進とか管理をどんなふうに進めていくのかというタイムラインを、「freee」営業担当や導入のサポートスタッフの方が、適宜羅針盤のように指し示してくださったんですね。つまり、自社の棚卸しや「freee」を入れた後にどういうふうに業務設計していくのかといった、本当に自分の会社がやるべきことに時間を使うことができました。
「freee」を導入した理由の3つ目が「IT補助金」です。IT補助金を使って新しくシステムを入れ替えたいという会社様もいらっしゃるかと思います。弊社も補助金をバックアップという形で使わせていただきました。補助金の試算って本当にめんどくさいんですけど、そのめんどくさい部分を「freee」さんにやっていただいたと記憶しております。サポート体制が親身で、むしろ半ば強引に首を引っ張られるような形でプロジェクトが進んでいきました。自分たちでIT補助金を検討しようとすると、どうしても後回しになってしまうんですよね。でも、どんどんどんどん並走して進めてくれたことがすごくありがたかったです。
また、「APIによるサービス拡充の随時アップデート」も導入の決め手のひとつでした。こちらについては別のセッションや実際のブースをご覧いただくのが一番早いかと思います。弊社自身もサービスの拡充性によって、日に日にシステムが使いやすくなっていることを実感しています。
最後のトピックとして、実際に弊社が「freee」を使っていく中で課題がどう解消されたのか、その効果についてお話しします。効果といってもやはり即効性があるものと、なかなか効果が出るまでに時間がかかるものの2つの軸に分かれると思っています。
まず即効性のあった効果が、「財務データがどこでも閲覧可能になった」という点です。過去と比べて圧倒的に即効性があったことでした。
また、「法改正に対する安心感」も挙げられます。話題のインボイスに関する情報に「freee」さんのシステム側が対応してくれていて、弊社としてもすごく安心感があります。その法律の課題に対して弊社がどんなふうに対応していくのかというところに、より注力できるようになったかなと思ってます。
一方、まだまだ課題として残っているのが「属人化の解消」です。これに関してはまだまだ時間がかかるなと、正直思っています。これは「freee」というボディを導入したからすぐに解消できるようなものでもないのでしょう。
結果的に弊社はシステムを入れ替えましたけれども、 仮に入れ替えなかったとしても、私は効果があったんじゃないかと思っているのが「属人化」の部分になります。課題を洗い出すステップで「棚卸し」の進行が決定した時に、今はどんな業務が行われてるのかということがすごく明確になり、どの業務が詰まってるのかなどが浮き彫りになったことが私自身も今後の対応をしていくにあたってすごく良かったと思っています。
また別の効果として、業務改善に関する社内運動が醸成されました。これに関してはシステムを導入する時には、特に意識していなかったことです。やはり改善にあたっては、人のマインドを変えることが一番大変な部分だと思います。なかなかマインドを180度変えることは難しいと思いますので、私自身も「freee」というツールを使いながら会社全体をレベルアップしていければなと思っております。
最後にメッセージをお伝えしてクロージングしたいと思います。
先ほどの話とも重複している内容になるんですけれども、けっして「システムを入れ替える＝ゴール」ではありません。システムを入れ替えると「システム入れ替えたんやから、すぐ効果出るやろ」とか、「前の方が良かったわ」という意見をよく耳にします。実際には効果が出るまでにはなかなか時間がかかるものですし、常にその会社さんの中で「人がやるべき仕事」の部分を磨いていくことが大切だと思います。時には仕事をシステムに置き換えていく。
今、チャットGPTなどのシステムがいろいろありますが、本当にIT界隈ってやっぱり進化がものすごく早いと思うんですね。どんどん、どんどんシステムは新しくなっていくのに、 人の仕事はずっと変わらなくていいのかと私自身は疑問に思っています。人の仕事もどんどん、どんどんアップデートしていく必要があるのではないでしょうか。時にはもう、システムに全部任せるという思い切った決断も大事だと思っています。
こうしたお話をしていると、「うちの会社じゃ無理です」「うちも硬い頭ばっかりでできないです」という会社さんもいるかもしれませんが、絶対に改善できます。これこそマインドを変えたら誰にでもできることだと思いますので、自社を過小評価せずにいて欲しいです。変えるって本当に大変なことだと思いますけれども、ぜひ頑張っていただきたく、私も心から応援しております。ということで、私からの発表は以上とさせていただきたいと思います。
