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【紙保存は違法!?】2022年1月からの電子帳簿保存法改正を解説します!

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【紙保存は違法!?】2022年1月からの電子帳簿保存法改正を解説します!

これまでは帳簿や請求書、領収書などの書類は「紙で保存」することが大原則だった我が国の帳簿保存ですが、22年1月からの法改正を経て、電子で保存することが原則に。紙での保存が禁止となるケースも出てきました。便利なのか不便なのかわからないこの法改正をBIZALOT編集部にて、なるべくわかりやすくお伝えしてまいります。

押さえるべき電子帳簿保存法の3区分

出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

区分【1】電子帳簿等保存「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」

区分【2】スキャナ保存「紙で受領した・作成した書類を画像データで保存」

区分【3】電子取引「電子的に授受した取引情報をデータ保存」

区分【1】~【3】についてそれぞれルールが異なってくるのですが、ここが電子帳簿保存法をややこしくしている原因かもしれません。ここからはそれぞれを解説していきます。

まずは3区分のなかでもシンプルな②のスキャナ保存から解説していきます。

区分【2】「紙で受領した・作成した書類を画像データで保存」は必須ではない!

今回混乱を招きがちなのが、この区分【2】です。電子帳簿保存法なので、紙での保管が禁止になったというわけではありません。紙での取引情報をスキャンして電子保存したい方はルールを守って保管しなければならないというだけのこと。ここを勘違いすると一気に面倒な法改正になってしまいますので、注意が必要です。

スキャン保存する場合のルールを解説します。

ルール1 受領後2か月以内にタイムスタンプを押す

タイムスタンプとは、電子で受け取った領収書などにいつ受け取ったかの記録をすること。しかしなんでもいいというわけではなく時刻認証局(TSA)の規格で行われたもののみがタイムスタンプと認められます。

改正前の電子帳簿保存では、受領後3営業日以内にスタンプしなければならなかったのが、22年1月からは受領後2か月と7営業日の間にスタンプを押すことでOKとなりました。これは月末まで領収書等を貯めておき、後からまとめてスタンプを押すことが可能になったということです。

さらに領収書の修正や、削除を誰がしたのか、履歴を確認できる代替策にすればタイムスタンプも不要になります。ただしこのような機能をもつ会計ソフトは利用料が高いケースも多く、タイムスタンプの方が運営コストは無難かもしれません。

ルール2 年月日、金額、取引先名で検索可能にしておく

これは文字通り、保存しているものを検索する際に「年月日・金額・取引先名」で検索してぱっと見つけることができるようにしておくことです。会計ソフトに紐づけて仕訳ごとに保存できれば、簡単に見つけ出すことができます。

基本的にこれら2つのルールならば、ほとんどのクラウド型の会計ソフトが対応してくると思われますので、現在のソフトや経理のアウトソース先に使用会計ソフトが適応するのかを確認しておくと安心ですね。紙で受け取ったものをスキャンしてデータとして保存したいのであれば、ルールに沿って保存してください。

出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

区分【3】「電子的に授受した取引情報をデータ保存」は電子のままが原則!

電子取引とは「電子で領収書や請求書をもらう」のことです。身近なところでいえばネットショップ(例:amazon、楽天市場など)で購入や仕入れをしたり、ネットを通じてのサービス(例:ソフトウェアのサブスクリプションサービスなど)を受けたりし、メールに添付されたPDFの請求書、契約書やメールの文章に記載された金額なども「電子的に授受した取引情報」となります。

原則!! 電子のまま保存する

電子での取引情報は、紙保存しても資料として認められません。電子で受け取ったものは、原則、電子のまま保管しておいてください。保管の方法は以下の2つのどちらかで対応することが求められています。

保管方法1 受領後2か月以内にタイムスタンプを押す、もしくは改変不可能なシステムを導入して保管

区分【1】と同じなので詳細は割愛しますが、タイムスタンプは発行元が押してくれている場合もあります。押してくれてさえいれば問題ありませんが、押していない場合は、受け取った側が押さなければなりません。
タイムスタンプ以外では、改変不可能なシステムでの管理が求められますが、これには導入費も利用料も高額になるとされており、現実的ではありませんが、導入可能な場合はこれで保管のルールを満たすことも可能です。

保管方法2 事務処理規程を作成する

保管方法1は費用がかかることが想定されていますので、ほとんどの中小企業や個人事業主では導入のハードルが高く対応が厳しいと思います。そこで、打開策として挙げられているのがこの事務処理規程の作成です。これが一番リーズナブルで簡単な対応方法です。個人事業主であれば1枚で完成し、法人でも2ページほどで完成することができます。

対応方法1と2、いずれの場合も年月日、金額、取引先名でファイルを検索可能にして保管する

これも区分【2】と同じですが、1000万円以下の取引は検索できなくてもOKとされています。保管方法1か2で対応しても「検索できるようにしておく」は必須となりますのでご注意ください。

区分【1】「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」は紙に印刷する必要がなくなっただけ!

これは会計ソフトを使っている企業や個人であれば、すでに対応していると考えて問題ありません。つまり普段は会計ソフトで閲覧し、税務調査など必要になった場合のみ紙に印刷するということも多いからです。これは今までは紙で保存することが原則でしたが、いわば紙にしていないことを黙認されていたとも言えます。今回の法改正で晴れて紙に印刷して保存する必要がなくなったということです。

※手書きの帳簿のデータ保存は認められません。

出典:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

大切なのは区分【3】の電子取引!今すぐやるべき2つの対応

区分【2】は、スキャン保存を行わなければルールは特に気にしなくてもいいでしょう。これまでどおり紙で保管すればいいわけです。結局のところ、対応が求められているのは区分【3】です。この対応をタイムスタンプにしたり、改変不可能なシステムを導入したり、その費用だけでとんでもないことになります。そこで多くの事業者が対応すべきなのは以下の2つです。

必要な対応その1 事務処理規程を作る

必要な対応その 2 検索可能にして保存する

1の事務処理規定のサンプルは以下のリンクから入手することができます。

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(変更箇所下線あり)」

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/02.htm#a019

2の検索機能については国税庁の推奨方法としてエクセルでの管理が挙げられています。以下は「BIZALOTおすすめのエクセル台帳例」

連番年月日金額取引先名備考
12021年1月15日660,000株式会社A請求書
22021年2月14日14,000B株式会社領収書
3    
4    
「BIZALOTおすすめのエクセル台帳の保管方法」

上記の方法はメールやシステムからダウンロードした取引情報のファイルごとに連番に加えていき、取引年月日や金額、取引先名でエクセルを台帳として保管。ファイル側には、ファイル名にこの台帳の連番だけを付けて保存するシンプルなやり方です。

これでも難しい場合は、ダウンロードした際のファイル名自体を「2021.01.15_660000_株式会社A.pdf」のような形にして、自身の管理しているパソコンや外付けハードディスクやオンラインストレージなどに保存。検索可能な状態での保存になると認められています。

保存先は1か所で会計年度ごとにフォルダを分けることが原則です。大きな理由がなければ、1か所に保存するようにしましょう。バックアップは別の保存先にコピーしておくことをおすすめします。

できてなかったら違法状態!?どうなるの?

区分【1)と【2】はそれほど難しいことではありません。しかし区分【3】に対応できていないと、ルール違反で違法状態とみなされます。

現時点での罰則は、すぐに逮捕されるというものではありませんが、「青色申告」の取り消しになります。

取り消されると個人の場合は65万円の控除がなくなり、法人の場合は10年間赤字の繰り越しができなくなります。30万円未満の少額減価償却資産の費用計上が認められる青色申告のメリットを失うことになるので注意が必要です。

まとめ

電子帳簿保存法が改正されたからと言って、すべてを電子保存しなければならないわけではない!

電子的に作成されたもの・受け取ったものはそのままデータ保存する必要がありますが、紙で受け取ったものは紙のまま保存でも問題ありません。紙で受け取ったもの、紙で作成された帳簿類は、スキャンしたうえで紙で保存しておいても問題ありませんが、この場合は、タイムスタンプなどのルールを守る必要があります。
電子で受け取ったものは「電子」で保存(保存期間は青色申告だと7年間の長期保存です)が必須です。21年12月までは紙にしておいてもいいけれども、22年1月からは紙保存は禁止となります。

タイムスタンプは必須ではない!

発行元によってタイムスタンプが押されていれば問題ありません。一方でタイムスタンプが押されていなければ、こちらで押さなければなりません。しかし対応が困難な場合は、受け取ったファイル名を「取引先、金額、取引年月日」に変えて保存し、検索可能な状態にする。そして、それら管理のルールとして事務処理規程を作成するだけです。

種類作成か受領か紙保存データ保存
帳簿
仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳など
作成
書類
損益計算書、貸借対照表、領収書、請求書、注文書など
受領
書類
損益計算書、貸借対照表、領収書、請求書、注文書など
作成
電子取引情報
ネットショップやメールで受領した領収書など
受領×
対応早見表

BIZALOTでは今後の各社会計ソフトの対応状況などもお伝えしていく予定ですので、引き続きBIZALOTをよろしくお願いいたします!

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“風が吹けば桶屋が儲かる。”

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